おはようございます
とりあえず日曜日です
昨日は土曜日でしたが普通に淡々と業務の一日
ほぼ通常の時間に事務所に出てきてから
東京入管から来た追加資料の送付作業や
申請書の作成等をする合間に
来客対応を２件とクライアント先２件訪問
と、そんなこんなで結局１日が終わりました
何気なく平凡な一日
さてＰＭＳの構築ということで
そのおおまかな全体像について
前回ちょっと触れてみましたが
今回はその中での重要と思われる点について
ちょっと焦点を当ててみようと思います
ＰＭＳ構築のによりＰＤＣＡを回すときに
まずはじめに行う具体的な作業として
取り扱う個人情報の特定を行う必要があります
さて、あなたの会社や組織では
どんな個人情報を扱っていますか？
おそらく全く個人情報を取り扱わないという
会社や組織って絶対にないと思います
個人情報とは生存する個人を特定できる情報
住所氏名は当然個人情報になります
ということであなたの会社や組織では
どのような人の個人情報を扱っていますか？
少なくとも会社組織の役員従業員スタッフ
購入してくれた顧客、見込みの顧客
普通であればまずはこうした個人情報は
会社や組織のどこかで扱っているはずです
または名刺交換をした時の名刺には
必ず氏名や連絡先は記載してますよね
パッと思い当たるだけでも
取扱う個人情報の特定って出来ます
では次にこの個人情報をどのように取得し
どのように保有しどのように利用しますか？
新入社員や採用段階ではであれば
履歴書や採用試験の申込書で入手します
商品購入では書品の申込書や
売買契約書で個人場を入手するでしょう
名刺交換で入手することもある
その個人情報はどのように管理しますか？
その個人情報はいつどのように使いますか？
そうした作業の洗い出しをしながら
同時にリスク分析を行います
ＰＣからの流出、紙データの紛失や盗難
郵便などでの誤送付、メールでの誤送信
検討するともっと出てくるかもしれません
そうなってしまったときに
会社や組織の内外に対して
どのような影響を与えることとなるでしょうか？
そこでそのリスク回避のための対策の検討
発生した場合の対応策の検討
そうした事柄を例えば個人情報保護規程などに
社内ルールとしてまとめて行くなどします
また必要とされる社員教育や研修なども行う
あとは策定した社内ルールと計画に従い運用
運用の結果は検証して必要な改善をする
こういった作業の繰り返しが
ＰＤＣＡによる継続な改善ということになる
この流れがきちんと構築されることは
個人情報保護だけでなく会社組織の
経営や運営そのものにきっと役立つはず
ということで是非個人情報保護をベースに
あなたの会社や組織の運営について
洗い出し見直しをしてみてください
参考にして頂ければ幸いです
ということで今日は日曜日
まだ窓の外は真っ暗で寒そうです笑
さあ、あなたはどんな日曜日を過ごしますか？
